Facturation électronique : Pourquoi, pour qui, pour quand ?

Selon le « Ministère de l’économie des finances et de la relance » la facturation électronique a pour objectif de simplifier la vie des entreprises, d’aider à détecter plus facilement les fraudes à la TVA, et de manière plus générale de permettre à l’Administration fiscale de suivre en temps réel les flux réalisés par les entreprises françaises.

Il est estimé, par le gouvernement, qu’elle permettra un gain de 4,5 milliards d’euros pour l’ensemble des parties prenantes. Elle va être obligatoire pour les entreprises d’ici 2024 à 2026. Nombreuses sont celles qui commencent déjà à s’y préparer et on les comprend.

En quoi consiste la facturation électronique ?

Selon l’ordonnance du 15 septembre 2021, une facture électronique est une facture créée, émise, reçue et archivée sous forme numérique. Les modalités de facturation ainsi que les mentions obligatoires prévues par le code de commerce et le code général des impôts restent inchangées.

Selon economie.gouv.fr :

« Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s’exposent aux amendes suivantes :

• Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte.
• Une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pouvant être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1^ère sanction. »

La digitalisation du process de facturation présente de très nombreux avantages : 

• Facilité des déclarations grâce au pré-remplissage.
• Meilleure fluidité du circuit de validation permettant d’accélérer les paiements.
• Détection et résolution plus rapide des éventuels litiges.
• Meilleure traçabilité des factures.
• Meilleure fiabilité et garantie d’authenticité (signature électronique).
• Economies grâce à la suppression des coûts d’archivage papier, d’impression et d’envoi.

La facturation électronique améliore l’efficacité de nombreux services au sein de l’entreprise, de la comptabilité au service clients. Par son automatisation, elle permet de gagner un temps considérable, tout en réduisant les coûts et les taux d’erreur : le processus de saisie des données et de génération des factures, la mise sous pli des factures, l’envoi postal puis l’attente de leur réception est un processus très long et exigeant en main-d’œuvre. l’Etat en estime le coût à 10€ par facture. De plus, la facturation est une tâche monotone, et son automatisation permet aux collaborateurs de consacrer leur temps à des activités à plus forte valeur ajoutée. 

Qui est concerné ?

La facturation électronique est déjà requise pour les marchés publics dans l’ensemble de l’Union européenne. Le décret d’application présenté en septembre dernier par le ministre de l’Economie, Bruno Le Maire, généralise cette obligation à toutes les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée, d’entreprise à entreprise comme d’entreprise à client.

C’est pour quand ?

La généralisation de la facturation électronique, initialement prévue pour juillet 2024 démarrera finalement à compter du 1er septembre 2026 et elle s’appliquera à toutes les entreprises :

• Dès le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
• Dès le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises

L'obligation de recevoir des factures électroniques s'appliquera pour l'ensemble des entreprises dès le 1^er septembre 2026.

Les dates fixées par ce calendrier ne pourront être repoussées, le cas échéant, que de 6 mois maximum.

Comment déclarer ?

Mieux vaut se préparer au plus tôt à normaliser ses modèles de factures, car elles devront pouvoir être reconnues et validées par des plateformes intermédiaires publiques ou privées, avant d’être enfin transmises à leurs destinataires.

Pour remplir leurs obligations déclaratives, les entreprises auront ainsi la liberté de choisir entre deux types de plateformes de dématérialisation : 

• Des plateformes de dématérialisation privées accréditées par l'administration fiscale.
• Un portail public de facturation s’appuyant sur la plateforme Chorus Pro qui gère déjà les facturations entre l’Etat et ses sous-traitants.

Pourquoi un report de la facturation électronique ?

Initialement prévue pour le 1^er janvier 2023 : la facturation électronique a pour objectif de moderniser l’économie, avec une réduction de 50 à 75 % des coûts du traitement papier, pour un total estimé à « au moins 4,5 milliards d’euros », selon Bercy. Alors pourquoi un tel report ?

Premièrement, pour que Chorus Pro soit redimensionné. « Il lui faut donc passer d’une capacité d’environ 50 millions de factures, échangées en 2020, à 2,5 milliards de factures annuelles, à terme », explique Ouafa M’Hamed, Chef de produit solutions digitales chez Quadient⁽¹⁾.

Deuxièmement, pour permettre à l’Etat d’avoir le temps de rendre ses systèmes interopérables : « A terme, on devrait aller vers un pré-remplissage des déclarations de TVA. Mais cela va impliquer une vraie interopérabilité des systèmes informatiques des entreprises et de la plateforme de l’Etat (Chorus Pro) pour communiquer entre eux : formats d’échange imposés, données obligatoires, statuts communs… La mise en production sera complexe dans un délai bien plus serré qu’il n’y paraît », juge Emmanuelle Muller-Schrapp, associée chez Grant Thornton ⁽¹⁾.

Troisièmement, pour laisser du temps aux entreprises : « Il n’y a rien de compliqué mais il faut se poser les bonnes questions et commencer dès maintenant à appréhender cette nouvelle réalité des plateformes. Cela implique de réaliser un état des lieux de ses process à l’émission et à la réception de factures puis de définir ses objectifs à terme. Les entreprises les plus avancées dans leur dématérialisation devront faire évoluer leurs systèmes ; cela peut finalement s’avérer plus simple dans les entreprises qui n’avaient rien mis en place jusqu’à présent… », estime David Dogimont ⁽¹⁾.

Cependant « Il est très difficile de recruter des spécialistes actuellement, qu’il s’agisse d’experts en digitalisation, de profils technico-fonctionnels ou de développeurs informatiques. La pénurie se retrouve à tous les niveaux : CDI, conseil, et même freelances », souligne Emmanuelle Muller-Schrapp (1).

La transition à la facturation électronique est beaucoup plus complexe qu’il n’y parait pour l’ensemble des parties prenantes et les dates officielles d’application pourraient bien, encore une fois, être décalées.

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(1) Citations issues de l’article Les Echos du 22 novembre 2021.