Historiquement basée au cœur de la capitale parisienne, dans de grands et somptueux bâtiments, les entreprises financières font face depuis quelques années à une pénurie d’espaces et à des loyers de plus en plus élevés. Notons que trois arrondissements (le 2e, le 8e et le 9e arrondissement) concentrent à eux seuls 48 %(1) de la Fintech parisienne. Pour pallier ce manque, les établissements bancaires se sont progressivement implantés en banlieues, notamment dans le quartier de la Défense où les mêmes problématiques se répètent désormais. La Bnp Paribas, a été pionnière dans le domaine et a opté pour le flex office depuis 5 ans.
Avec la démocratisation du télétravail. Les grands groupes ont constaté que près de la moitié des bureaux était souvent inutilisés sur une journée. Une équipe de direction par exemple (entre les réunions, les déplacements ou les formations) ne passerait pas plus de 20% de son temps dans ses bureaux. C’est dans un souci de rentabilité : l’immobilier étant le deuxième poste de dépenses des sociétés, derrière les salaires). Et d’optimisation des espaces (15 % à 35 % des mètres carrés pouvant être économisés), que certaines entreprises comme Axa, Deloitte, Groupama ou encore Crédit Agricole ont adopté le flex office depuis quelques années.
De nos jours plusieurs grands groupes financiers font appels à des indépendants, notamment dans le cadre de mission de management de transition. En 2021, 35%(2) d’entre eux ont eu recours aux services de ces freelances en finance, pour gérer leurs projets. Le flex office créé un espace de travail plus collaboratif, où chacun, n’ayant pas de bureau attitré peut y trouver sa place.
Il faut cependant penser les espaces intelligemment pour que cette intégration se fasse aussi facilement et naturellement que possible. Le freelance doit être placé à côté de collaborateurs. Le but de cette organisation hybride étant aussi de fluidifier les échanges et la communication.
Bien que le flex office présente de nombreux avantages, son implémentation n'est pas exempte de défis.
Dans le secteur de la finance, la confidentialité est une préoccupation majeure, surtout lorsque les espaces de travail sont ouverts et partagés. Pour garantir la protection des informations sensibles, il est essentiel de mettre en place des solutions adaptées, telles que des cabines téléphoniques insonorisées et des salles de réunion réservables. Ces aménagements permettent de maintenir un niveau élevé de confidentialité et d'assurer la sécurité des échanges au sein de l'environnement de travail. En effet, dans un secteur où la discrétion et la protection des données sont primordiales, la mise en place de mesures de confidentialité efficaces est indispensable pour préserver l'intégrité et la réputation des entreprises financières.
Lorsque les entreprises financières décident de passer à un modèle sans poste attitré, cela peut être déroutant pour certains employés qui sont habitués à avoir leur propre espace de travail. Cependant, une communication claire sur les avantages de cette nouvelle approche et une période d'adaptation sont essentielles pour faciliter cette transition en douceur. Il est important de mettre en avant les opportunités de flexibilité, de collaboration accrue et d'optimisation des ressources que le flex office offre. En encourageant une culture d'ouverture au changement et en fournissant un soutien adéquat, les entreprises peuvent aider leurs employés à s'adapter efficacement à ce nouveau mode de travail.
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Le flex office est en train de redéfinir les espaces de travail dans le secteur financier, offrant des solutions à la fois économiques et adaptatives. Alors que le monde professionnel continue d'évoluer, ces espaces flexibles joueront un rôle clé dans la manière dont les entreprises financières répondent aux besoins changeants de leur main-d'œuvre et maximisent l'efficacité opérationnelle.
(1) Étude 2019 de Knight Frank
(2) Challenges Août 2022